Manual do processo de
Manual Substituição Administrativa

Macroprocessos de Vida Funcional

Considerando o disposto na Lei Complementar nº 1.395/2023, “os ocupantes de cargos em comissão e os designados para as funções de confiança do QGCFC, que exerçam atribuições de direção e chefia, poderão ser substituídos, na hipótese de impedimento legal e temporário, observados os requisitos estabelecidos para provimento dos respectivos cargos em comissão e funções de confiança“.

Dúvidas ou situações não previstas devem ser encaminhadas para o e-mail dgef.substituicao@cps.sp.gov.br.

Legislação

Lei Complementar nº 1.395/2023;
Decreto nº 68.742/2024;
Resolução SGGD nº 21/2025;
Instrução normativa SGP nº 7/2025;
Instrução Conjunta nº001/2025 – CGERH – SGFP;

Cargos e Funções que possuem Substituição Administrativa

Nas unidades de ensino, os cargos em comissão e as funções de confiança que poderão ter substituição administrativa são:

Coordenador de FATEC – FCESP 1.13;
Superintendente de ETEC – FCESP 1.12;
Chefe de Serviço Administrativo e Financeiro – CCESP 1.08;
Chefe de Serviço Acadêmico – CCESP 1.08.

Requisitos para a Substituição Administrativa

Conforme o Artigo 14 do Decreto nº 68.742/2024, o substituto atenderá as mesmas exigências e condições para o provimento do CCESP e o preenchimento da FCESP. Portanto, o indicado deverá atender ao Artigo 7º da Lei Complementar nº 1.395/2023 e ao Artigo 9º do Decreto nº 68.742/2024.

No caso do Superintendente de ETEC, além dos requisitos estabelecidos na legislação citada, o indicado a substituto deve também:

Ser privativo da carreira docente e não ter sofrido penalidade administrativa nos últimos 4 (quatro) anos, nos termos da legislação vigente;
Ser portador de curso de Licenciatura Plena ou equivalente e ter no mínimo 5 anos de experiência em função docente ou técnico pedagógica, no Ensino Médio e/ou na Educação Profissional de Nível Técnico ou Tecnológico.

No caso do Coordenador de FATEC, além dos requisitos estabelecidos na legislação citada, o indicado a substituto deve também:

Ser privativo da carreira de Professor de Ensino Superior do CPS e não ter sofrido penalidade administrativa nos últimos 4 (quatro) anos, nos termos da legislação vigente.
Ser portador de Título de Doutor, e ter, pelo menos, 3 (três) anos de atividade docente em Faculdade de Tecnologia do CPS, além de comprovar 2 (dois) anos de experiência relevante em gestão, em Instituições de Ensino Superior, públicas ou privadas; ou
Ser portador de Título de Mestre, obtido em programas reconhecidos ou recomendados na forma da lei e ter, pelo menos, 5 (cinco) anos de atividade docente em Faculdade de Tecnologia do CPS, além de comprovar 4 (quatro) anos de experiência relevante em gestão, em Instituições de Ensino Superior, públicas ou privadas.

OBSERVAÇÃO: para substituir uma função de confiança, o indicado deve ser, obrigatoriamente, detentor de emprego público permanente ou função autárquica.

Autodeclaração De Cumprimento De Requisitos
- O indicado a substituto deverá preencher a autodeclaração de cumprimento de requisitos via sistema, por meio da qual informará a maneira escolhida para a comprovar se atende às condições necessárias para a substituição, conforme o nível do CCESP ou FCESP que irá substituir.

Autorização da Substituição

A substituição será autorizada quando houver:

afastamento legal ou temporário do titular do cargo em comissão ou função de confiança de comando;
vacância temporária do cargo em comissão ou função de confiança de comando, até o seu provimento definitivo.

Atenção!

Um servidor não poderá ser designado (indicado) como substituto em mais de um cargo em comissão ou função de confiança.
- Exemplo: o substituto do Chefe de Serviço Acadêmico não poderá ser o substituto do Chefe de Serviço Administrativo e Financeiro.

Não haverá pagamento de substituição administrativa quando o titular do cargo em comissão/função de confiança estiver afastado do local de trabalho no desempenho regular das atribuições do respectivo cargo ou função em outro local;
- Exemplo: treinamentos, reuniões, capacitações, encontros, entre outros.

Ao Assessor III não caberá pagamento de substituição, tendo em vista que, dentre suas atribuições, está a exercer todas as atribuições do Superintendente da Etec quando o substituir.
Ao Assessor IV não caberá pagamento de substituição, tendo em vista que, dentre suas atribuições, está a de exercer todas as atribuições do Coordenador quando o substituir;

Formalização da Substituição

A formalização da substituição será publicada por meio de ato no Diário Oficial do Estado de São Paulo, responsabilidade da Coordenadoria de Gestão Estratégica de Recursos Humanos – CGERH. O referido ato possuirá validade até que ocorra nova designação ou revogação expressa.

Pagamento

Para a realização do pagamento da substituição é necessária a publicação da designação no Diário Oficial.

Para fins de pagamento da substituição administrativa, a quantidade mínima será de 1 (um) dia.

O indicado como substituto deverá preencher obrigatoriamente a Declaração referente à opção de pagamento, para informar como deseja receber o pagamento do período em que houve a substituição.

As dúvidas sobre o preenchimento da declaração de opção ou do pagamento deverão ser esclarecidas junto ao Serviço de Pagamento de Pessoal – SPP.

Orientações Gerais

A substituição ocorrerá obedecendo a ordem de sucessão da indicação. Assim, o segundo substituto será acionado somente quando houver o impedimento do primeiro.
Caso haja autorização do Coordenador/Superintendente da unidade sede, é possível indicar substituto de outra unidade de ensino. Para isso, o Coordenador/Superintendente das unidades envolvidas devem comunicar-se entre si, formalizando a situação por escrito.
- Observação: Não há necessidade de enviar a autorização à CGERH.

Não havendo servidor para indicar como substituto, o superior imediato poderá avocar a prática de atos de competência dos seus subordinados.
Para dar cumprimento à legislação em vigor, não existe substituição em caráter excepcional. Portanto, os indicados que não atenderem aos requisitos do cargo/função, não poderão ser designados como substituto.
Quando houver situação de substituição em virtude de vacância temporária do cargo em comissão ou função de confiança de comando, a unidade deverá enviar para a CGERH, por meio do e-mail cgerh.substituicao@cps.sp.gov.br, a solicitação da designação para análise.

Sistema SIG – Substituição Administrativa

A indicação do substituto é realizada pelo Titular diretamente no Sistema SIG. Para isso, o Titular deverá proceder conforme instruções abaixo:

Sistema SIG > Área do Servidor > Prontuário Eletrônico > Substituição Administrativa > Indicação de Substituto.

Ao acessar a área de Indicação de Substituto, selecionar a opção “Cadastro de Substitutos”.

Em seguida, clicar em “Iniciar Cadastro”.

Informar a data de início da vigência do cadastro de substituição.

Após definir a vigência, realizar o preenchimento dos dados dos substitutos, informando a matrícula correspondente:
- É permitido indicar até dois substitutos;
- Caso opte por indicar apenas um substituto, no segundo campo deverá ser selecionada a opção “Não há substituto”.

Após o preenchimento completo das informações, clicar no botão “Gravar cadastro de substituto” para finalizar o processo.

Após a indicação do titular, o substituto deverá acessar o sistema SIG e proceder conforme instruções abaixo:

Sistema SIG > Área do Servidor > Prontuário Eletrônico > Substituição Administrativa > Autodeclaração de Cumprimento de Requisitos.

Ao acessar a área de Autodeclaração de Cumprimento de Requisitos, selecionar a opção “Preencher Autodeclaração”.

Será exibido na tela o documento “Autodeclaração de Cumprimento de Requisitos – Anexo I”, conforme disposto no artigo 3º da Instrução Normativa SGP nº 7/2025.

O documento deverá ser preenchido selecionando a opção a qual o indicado comprovará o requisito;
Após selecionar a opção desejada, concluir o preenchimento clicando no botão “Finalizar”.

Após a finalização do procedimento, o servidor poderá acompanhar o status da validação da autodeclaração e da indicação pelos responsáveis no sistema.

A validação dos requisitos dos substitutos é realizada pelo Chefe de Serviço Administrativo e Financeiro da unidade, diretamente no Sistema SIG.

Para acessar a funcionalidade, o servidor deverá seguir as orientações abaixo: Sistema SIG > DSR > Substituição Administrativa.

Ao acessar a área de Substituição Administrativa, selecionar a opção “Cadastro de Substitutos” e, em seguida “Validação”.

O sistema apresentará a listagem dos casos de substituição da unidade, incluindo:
- Cadastros pendentes de validação;
- Cadastros já validados, quando houver.

O Chefe de Serviço Administrativo e Financeiro deverá selecionar a opção “Validação dos Requisitos” correspondente ao cadastro a ser analisado.

Ao selecionar “Validar Requisitos”, será exibida a Autodeclaração de Cumprimento de Requisitos, preenchida pelo substituto.

O responsável deverá analisar se o substituto possui os requisitos exigidos, conforme declarado.
Caso possua os requisitos, selecionar a opção “Validar Requisitos”;

Caso não possua os requisitos, selecionar a opção “Invalidar Requisitos”.

Em caso de validação, o cadastro seguirá para a próxima etapa, para análise e validação do Coordenador/Superintendente/Coordenador Geral, conforme a estrutura da unidade;
Em caso de invalidação, o cadastro será excluído automaticamente, sendo necessário que o Titular realize uma nova indicação de substituto.

Atenção: Quando o substituto indicado for o Chefe de Serviço Administrativo e Financeiro, a validação dos requisitos deverá ser realizada pelo Superintendente/Coordenador da unidade.

O Chefe de Serviço Administrativo e Financeiro, bem como o Coordenador/ Superintendente/Coordenador Geral, poderão acompanhar os cadastros e o preenchimento das substituições no sistema por meio do acesso:
DSR > Substituição Administrativa > Listagem dos Cargos/Funções.

A validação da indicação dos substitutos é realizada pelo Coordenador, Superintendente ou Coordenador-Geral da unidade, conforme a estrutura organizacional, diretamente no Sistema SIG.

Para acessar a funcionalidade, o servidor deverá seguir as orientações abaixo:

Sistema SIG > DSR > Substituição Administrativa.

Ao acessar a área de Substituição Administrativa, selecionar a opção “Cadastro de Substitutos” e, em seguida “Validação”.

O sistema apresentará a listagem dos casos de substituição da unidade, incluindo:
- Cadastros pendentes de validação;
- Cadastros já validados, quando houver.

O Coordenador/Superintendente/Coordenador Geral deverá selecionar a opção “Validação da Indicação” correspondente ao cadastro a ser analisado.

O sistema exibirá uma mensagem de confirmação, solicitando a manifestação quanto à concordância com a indicação do substituto. O responsável deverá ler atentamente as informações apresentadas e escolher uma das opções:

Validar Indicação, caso esteja de acordo;
Invalidar Indicação, caso não esteja de acordo.

Em caso de validação, o cadastro seguirá para a próxima etapa, para publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOE);
Em caso de invalidação, o cadastro será excluído automaticamente, sendo necessário que o Titular realize uma nova indicação de substituto.

Atenção: Para a função de Superintendente, a validação deverá ser realizada pelo Coordenador-Geral da Coordenadoria Geral de Ensino Médio e Técnico. Já para a função de Coordenador, a validação deverá ser realizada pela Coordenadoria Geral de Ensino Superior de Graduação.

Após a validação do requisito pelo Chefe do Serviço Administrativo e Financeiro e a validação da indicação pelo Coordenador/Superintendente/Coordenador Geral, a Coordenadoria de Gestão Estratégica de Pessoas será responsável pela elaboração da Portaria de Substituição, providenciando seu encaminhamento para publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOE).

A formalização da substituição ocorre por meio de ato publicado no Diário Oficial do Estado de São Paulo, o qual terá validade até a ocorrência de nova designação ou de revogação expressa.

O pagamento da substituição está condicionado à publicação da respectiva designação no Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOE). Para que o pagamento seja realizado, o indicado para a substituição deverá, ainda, preencher a Declaração de Opção de Remuneração, conforme modelo constante no Anexo II da Instrução Normativa SGP nº 7, de 27 de junho de 2025.

Quanto ao preenchimento desse documento, o interessado deverá entrar em contato diretamente com o Serviço de Pagamento de Pessoal que expedirá orientações para a efetivação do pagamento da substituição em folha.

Em casos de dúvidas, enviar e-mail para o endereço eletrônico spp@cps.sp.gov.br .

Caso haja o interesse na alteração dos substitutos, o titular deverá seguir as orientações abaixo: