Para a autorização do afastamento, a solicitação deverá atender, obrigatoriamente, aos seguintes requisitos:

• Os objetivos da missão, do estudo, do congresso ou do certame deverão ser de suma importância e relevante interesse para o Centro Paula Souza;
• O afastamento deverá ser restrito a um número mínimo de servidores que, ao retornarem, deverão compartilhar os conhecimentos adquiridos em seu ambiente de trabalho;
• O processo deverá estar devidamente instruído com os documentos obrigatórios elencados nessas orientações;
• Os docentes deverão ter substitutos para todas as disciplinas ministradas ou, se possível, deverá apresentar plano de reposição das aulas;
• O período do afastamento deverá corresponder ao tempo de permanência no evento e no máximo 1 (um) dia para embarque e 1 (um) dia para desembarque, exceto quando o prazo se exceder por motivo de escalas, o que deverá estar explicitado no Plano de Trabalho a ser entregue.

A solicitação de Afastamento ao Exterior deverá tramitar no Processo de Afastamentos ou Licenças do interessado, via Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo (SEI/SP), devidamente instruído com os documentos necessários, a serem inseridos individualmente.

O processo deverá ser encaminhado ao Serviço de Movimentação de Pessoal – SMP, unidade CPS-PRES-CGGP-CGERH-DMCF-SMP, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias da data do embarque, a fim de garantir tempo hábil para a tramitação entre as áreas responsáveis. 

⚠️ Orientações quanto a abertura do processo no SEI/SP podem ser verificadas no endereço: https://cggp.cps.sp.gov.br/manuais/sei/.

1 – Requerimento – ANEXO 1

No item 09, deverá informar se haverá ônus ao Estado em decorrência da viagem. Sendo “com ônus” deve-se distinguir a razão do ônus (se a viagem será paga pelo CPS em virtude de convênio, por exemplo);
Atenção: não deverá ser considerado “com” ônus quando houver apenas os custos da substituição ou o pagamento dos vencimentos do interessado.
No item 10, deverá informar qual a fonte patrocinadora e especificar o que será custeado. Caso não possua, informar “recursos próprios”.

1.1 – Comprovante de fonte patrocinadora (quando houver)

No documento deve indicar qual a destinação dos valores a serem empregados, especificando se serão direcionados para hospedagem, alimentação, passagens aéreas etc. e os valores estimados, se possível. 

2 – Mini Curriculum Vitae

3 – Atestado de Proficiência ou Aptidão Linguística

• O documento deve corresponder ao idioma do país de destino e/ou idioma no qual o evento será ministrado.
• Poderá ser apresentado comprovante de que haverá tradução simultânea para o português.

4 – Termo de compromisso – ANEXO 2

• Exigido para afastamento a ser solicitado sem prejuízo dos vencimentos e demais vantagens.

5 – Carta Convite

• Trata-se de um comprovante de inscrição, carta de aceite ou outro documento que valide a participação do empregado/servidor, devendo incluir a data do evento e o nome do interessado.

5.1 – Tradução da Carta Convite na íntegra

6 – Plano de Trabalho – ANEXO 3

• Indicar no máximo 01 dia para a ida (embarque) e 01 dia para a volta (desembarque), exceto quando houver escalas.
• Citar todos os dias que permanecerá afastado(a), inclusive finais de semana e feriados locais.

7 – Termo de Atribuição de Aulas (Etec) ou Grade Horária (Fatec)

• Apenas para docentes.

8 – Memorando de Informações Funcionais e Substituição – ANEXO 4 e ANEXO 5

8.1 – Cronograma de Reposição de Aulas

• Apenas para docentes, se não houver substitutos.

9 – Despacho do Diretor da Unidade de Ensino

• Apenas para empregados/servidores que exerçam atividades na(s) Unidade(s) do CPS.
• Deverá declarar a relevância da viagem para a Unidade de Ensino e para o CPS, e afirmar que as atribuições do emprego ou função do interessado estão diretamente relacionadas ao objetivo da viagem e que não haverá impacto negativo no andamento do serviço.

10 – Declaração do Superior Imediato

• Apenas para empregados/servidores administrativos e docentes com projetos na Administração Central.
• Deverá afirmar que as atribuições do cargo ou função do interessado estão diretamente relacionadas ao objetivo da viagem e que não haverá impacto negativo no andamento do serviço.

11 – Ata de reunião da Congregação

• Apenas para docentes de Fatec.
• Deverá constar Parecer da Congregação da unidade onde ministra aulas informando quanto a conveniência do afastamento solicitado.
• Se não houver tempo hábil para a reunião, poderá ser feito um parecer ad referendum.

12 – Manifestação da Comissão Permanente de Regime de Jornada Integral (CPRJI)

• Apenas para docentes de Fatec em Regime de Jornada Integral (RJI).

⚠️ ATENÇÃO:  Se tratando de docente com ampliação de carga horária, incluir também o Memorando de Informações Funcionais e Substituição (item 8), Cronograma de Reposição de Aulas (se houver), Termo de Atribuição de Aulas ou Grade Horária, Despacho do Diretor da Unidade e Ata da Congregação da(s) respectiva(s) unidade(s).

Após instrução do processo com os documentos indicados no item “4. Documentos necessários”, o processo deverá ser tramitado pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI/SP) ao Serviço de Movimentação de Pessoal – SMP, unidade CPS-PRES-CGGP-CGERH-DMCF-SMP. 

Após receber o processo, o SMP analisará a documentação e, se tratando de docente, encaminhará à Coordenadoria Geral de Ensino Médio e Técnico – CGETEC, ou Coordenadoria Geral de Ensino Superior de Graduação – CGESG para avaliação dos possíveis prejuízos pedagógicos e da consonância entre os objetivos da viagem e a área de atuação do docente. 

Independentemente do emprego/função, o processo será tramitado, ainda, à Assessoria de Relações Internacionais – ARInter para manifestação sobre a relevância da viagem para o Centro Paula Souza – CPS. 

Obtendo o parecer favorável das áreas supracitadas, o processo será encaminhado ao Gabinete da Presidência – GAB para apreciação; posteriormente, será direcionado à Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação – SCTI para manifestação e, por fim, à Casa Civil, para a autorização. 

A autorização do afastamento é de competência do Secretário-Chefe da Casa Civil, conforme o artigo 10 do Decreto nº 67.435, de 01 de janeiro de 2023. A autorização será publicada no Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOE). 

⚠️ ATENÇÃO: A Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação e/ou a Casa Civil poderá solicitar esclarecimentos adicionais, e poderá se manifestar desfavoravelmente ao afastamento. Nesse caso, não haverá publicação no Diário Oficial do Estado (DOE), devendo a unidade e o interessado aguardar o retorno do processo ou acompanhar o andamento via SEI/SP, para conhecimento.

O Processo de Afastamentos ou Licenças do interessado deverá ser enviado ao SMP com, no mínimo, 60 (sessenta) dias de antecedência da data do embarque, a fim de garantir tempo hábil para a tramitação entre as áreas responsáveis. 

Para atender o referido prazo, recomenda-se que a solicitação seja realizada pelo empregado/servidor à sua unidade com no mínimo 70 (setenta) dias de antecedência. 

Para atendimento do artigo 4º do Decreto nº 61.112/2015, o empregado/servidor deverá apresentar em até 30 (trinta) dias do fim do afastamento os seguintes documentos:

• Atestado ou certificado de frequência fornecido pela instituição promotora;

• Relatório circunstanciado dos trabalhos ou atividades desenvolvidas, compatível com o Plano de Trabalho elaborado anteriormente.

A documentação deve ser anexada ao Processo de Afastamentos ou Licenças do empregado/servidor, o qual deverá ser submetido para aprovação do Superintendente/Coordenador da Unidade de Ensino ou da Congregação da Fatec (se estiver se tratando de Professor de Ensino Superior). 

Após aprovação do relatório, o processo deverá ser mantido na Unidade Sede do interessado, não sendo necessário seu encaminhamento ao SMP ou à CGGP. 

A não apresentação do Relatório de Atividades ensejará o lançamento de “faltas injustificadas” no período do afastamento, implicando a devolução dos valores recebidos. 

1. Deverá ser aberto um processo exclusivo para tramitação do Afastamento Exterior? 
   Não. O pedido deverá ser tramitado no Processo de Afastamentos ou Licenças do empregado/servidor, o qual deverá ser aberto 1 (um) por matrícula (orientações sobre abertura deste processo no SEI/SP encontram-se no endereço https://cggp.cps.sp.gov.br/manuais/sei/). 
2. Se o empregado/servidor possuir 2 (duas) matrículas ativas no CPS, deverão ser tramitados 2 (dois) Processos de Afastamentos ou Licenças? 
   Nessa situação, o Serviço Administrativo e Financeiro das unidades poderá contatar o Serviço de Movimentação de Pessoal – SMP para orientações específicas. 
3. Se a documentação for enviada ao Serviço de Movimentação de Pessoal – SMP com menos de 60 (sessenta) dias da data do embarque, será aceita? 
   Sim. Entretanto, se o não atendimento ao prazo prejudicar a tramitação do processo no período necessário, o processo poderá ser devolvido à Unidade de Ensino sem que tenha sido encaminhado à Casa Civil para autorização, uma vez que não poderá ser submetido àquele órgão com menos de 15 (quinze) dias de antecedência da data do embarque, conforme previsto no Artigo 5º do Decreto nº 61.112/2015. 
4. Se ainda não houver uma data exata de embarque ou desembarque para informar no Plano de Trabalho, o que deve ser informado?  
   Ainda que o empregado/servidor esteja aguardando a autorização do afastamento para aquisição das passagens e não tenha uma data exata do embarque e desembarque (que poderá depender das escalas de voo), deverá informar ao menos 01 dia para embarque e 01 dia para desembarque, obrigatoriamente. 
5. O interessado não possui Atestado de Proficiência ou Aptidão Linguística. O que deverá ser apresentado?
   O documento é exigido pela Casa Civil para a sua autorização, portanto é necessário que o providencie para envio, caso contrário a autorização poderá ser prejudicada. Como alternativa, poderá apresentar outro documento oficial que comprove a proficiência no idioma do país de destino ou do evento (caso seja ministrado em idioma diferente do país visitado), o que ficará sob análise do órgão competente. 
   A apresentação somente será dispensada se o idioma do país de destino for o português. 
6. Para docentes que exercem projetos na Administração Central, é necessário apresentar algum documento específico?  
   Sim. Precisará ser elaborada a Declaração do superior imediato (citada no item “4. Documentos necessários”), que deverá afirmar que o objetivo da viagem está relacionado com a atividade exercida, bem como que não haverá impacto negativo no andamento do serviço.  
7. Ao término do afastamento, o empregado/servidor deve apresentar algum documento? 
   Sim. Ao término do afastamento deverá apresentar o atestado ou certificado de frequência fornecido pela instituição promotora do evento/curso, bem como o relatório circunstanciado dos trabalhos ou atividades desenvolvidas que esteja compatível com o Plano de Trabalho apresentado no ato da solicitação. 
   Mais informações podem ser observadas no item “7. Relatório de atividades” deste manual. 
8. O processo deve ser encaminhado ao SMP ou CGGP para apreciação do relatório de atividades? 
   Não. Após aprovação do Superintendente/Coordenador da Unidade de Ensino ou da Congregação da Fatec, o processo deve ser mantido na Unidade Sede. 
9. Qual a consequência da não apresentação do relatório de atividades? 
   A não apresentação do relatório no prazo de 30 (trinta) dias do final do afastamento fará com que os dias em que o empregado/servidor esteve afastado sejam considerados como “faltas injustificadas”. 
   Neste caso, a Unidade Sede deverá ajustar a folha de frequência e solicitar os descontos dos dias diretamente ao Serviço de Pagamento de Pessoal – SPP.